Simplification et dématérialisation en Belgique :
Dans un accord de coopération, signé en 1999, le SPF Economie et la Fédération des Chambres de Commerce de Belgique ont rédigé les premières bases pour une simplification et dématérialisation approfondie de l’émission des certificats d’origine.
Simplification :
Dans ce domaine, les entreprises peuvent bénéficier d’une ou de plusieurs procédures suivantes :
• facilité dans la provision de preuves (le “dossier déposé”)
Une trentaine d’entreprises font aujourd’hui appel à cette alternative. Ceci implique qu’un client n’est pas obligé de fournir des justificatifs lors de chaque demande, mais une fois par an, la Chambre réclame les preuves et effectue des vérifications de manière aléatoire. La Fédération et le SPF Economie ont beaucoup investi dans cette procédure ces dernières années. A côté d’une promotion auprès des Chambres et des entreprises, cette procédure a aussi été améliorée.
• les CO pré-signés
Cette méthode implique qu’une entreprise réponde à des conditions très strictes, raison pour laquelle seul un nombre limité de sociétés entrent en ligne de compte. Aujourd’hui, cinq entreprises seulement bénéficient de cet avantage. Généralement, il s’agit d’entreprises qui doivent avoir la possibilité d’émettre des certificats d’origine à tout moment de la journée, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
• l’émission de CO sans précision de quantité des marchandises
Cette simplification permet aux entreprises d’indiquer, après émission du CO, la quantité de marchandises à exporter sur le document. Ceci se fait alors au moment de charger les marchandises, tandis qu’avec une procédure normale, aucun élément ne peut être ajouté ni modifié une fois le CO signé par la Chambre de Commerce.
La fraction de CO émis en Belgique par le biais d’une des procédures précitées est élevée et atteint les 31 % dans une des Chambres les plus importantes.
Dématérialisation :
Une première initiative (ApplyCOnline) avait déjà été lancée et implémentée par la Fédération en 2006, permettant aux entreprises de faire une demande de CO en ligne et de l’envoyer de façon électronique à la Chambre. L’expertise que nous avons acquise grâce à ApplyCOnline avait une valeur inestimable lors du développement de DigiChambers.
La nouvelle plate-forme électronique DigiChambers résulte d’une étude comparative effectuée par la société de consultance Deloitte à la demande des Chambres de Commerce. La réalisation effective et la mise en ligne de l’application ont ensuite été attribuées au bureau d’informatique D Soft , société qui avait déjà exécuté avec succès un projet similaire aux Pays-Bas.
Plusieurs phases de test ont eu lieu : une entreprise spécialisée (PSTestware), huit Chambres pilote et certaines sociétés pilote. Depuis le 27 janvier 2009, l’application sera accessible au grand public .
Avantages :
Les avantages pour les entreprises d’exportation sont évidents:
• réduction des coûts de coursier et de déplacements propres
• réduction des coûts de traitement interne
• optimisation de leur propre système administratif grâce à l’importation de données via leur propre système ERP.
Il ressort d’une enquête externe qu’une entreprise peut faire une économie sérieuse par attestation d’origine grâce à DigiChambers.
Pour les autorités, cela entraîne une facilité d’audit, car il peut se faire en temps réel en ligne. De plus, ils peuvent immédiatement vérifier si des entreprises belges sont impliquées ou non dans des incidents - du genre exportation de viande contaminée - qui influencent directement l’image d’entreprises belges et de leurs produits.
De cette façon, les Chambres peuvent aider et guider leurs clients proactivement et en direct.
Sécurité :
A tous niveaux, le plus haut degré de sécurité et de confidentialité a été recherché: utilisation d’un certificat SSL pour protéger le site web et usage d’une carte d’identité électronique (eID) et de certificats d’identification numérique (GlobalSign et Certipost) pour accéder à l’application.
Un certificat SSL protège l’utilisateur contre le phishing et sécurise la transposition des données que le client entre dans le système. Une eID et un certificat d’identification numérique limitent donc l’accès à l’application à un nombre restreint d’employés d’une entreprise, respectivement mandatés pour remplir et signer une demande de CO.
Dématérialisation en Europe :
En Europe, la majorité des Etats-membres offre la possibilité aux entreprises de demander un CO en ligne, mais seuls deux pays - en plus de la Belgique - ne leur permettent de les imprimer dans leur enceinte:
• Les Pays-Bas mettent à disposition plusieurs systèmes, dont un qui permet à une société d’imprimer le CO dans son propre bureau. Il faut toutefois encore investir dans une imprimante sécurisée et le logiciel adapté.
• Le Royaume-Uni propose deux systèmes en parallèle (e-cert et trade-cert). Les deux permettent l’impression des CO dans l’entreprise même qui fait la demande.
