Rédaction du document :
Recto du document rose :
Case 1 : expéditeur
C’est la personne ou la société qui demande le certificat : indiquer nom et adresse complète. Pour la CCIBW, le demandeur doit impérativement avoir un siège (social ou d’exploitation) en Brabant Wallon. (codes postaux : 1300 à 1499)
ATTENTION : dans le cas des filiales, toujours indiquer en case 1, en premier lieu les coordonnées complètes de l’entreprise située en BW puis, si nécessaire, indiquer « pour le compte de, on behalf of » suivi des coordonnées de la filiale à l’étranger.
Exemple : 1. Expéditeur (nom...)
CCIBW, Rue de la Science, 16
1400 NIVELLES (Belgique)
On behalf of : CCIBW Middle East
Case 2 : Destinataire
Nom et adresse complète + pays ( cfr facture de vente)
Si l’adresse de facturation n’est pas la même que l’adresse de livraison, les deux adresses doivent obligatoirement apparaître sur la facture vente ou sur un autre document accompagnant le dossier.
ATTENTION : toujours indiquer la destination finale en fin de case 2 précédé de « to order » si facturation à un autre pays.
Exemple : 1. Destinataire (nom...)
CCIBW, Rue de la Science, 16
1400 NIVELLES (Belgique)
To order : UKRAINE
Case 3 : Pays d’origine
Indiquer le pays d’origine (ne pas confondre avec le pays de provenance), c-à-d celui où votre marchandise a été fabriquée. Pour les pays de la Communauté Européenne, indiquer impérativement “CE” et si nécessaire ajouter le pays exact entre parenthèse.
Pour les pays hors CE, pas d’abréviation mais le nom en entier (Ex : CE ou CE France ou Etats Unis d’Amérique ou Corée du Sud)
Si les marchandises ont plusieurs origines différentes, il faut toutes les mentionner, il faut alors ventiler par pays d’origine dans la case 6 et tracer une ligne entre chaque origine différente.
Case 4 : informations relatives au transport = mention facultative par air, par mer (nom du bateau), date de livraison dans le cas d’un certificat délivré à posteriori.
Case 5 : Remarques
Mentions relatives au crédit documentaire, bon de commande, n° de la facture de vente, n° du contrat, certificats délivrés à posteriori, toutes mentions qui ne peuvent apparaître dans la case 6. S’il n’y a pas assez de place une annexe doit être jointe au certificat d’origine reprenant le n° de celui-ci et mention de l’annexe dans la case n° 5.
Case 6 : Désignation des marchandises : elle constitue la principale cause de difficultés.
Cette case est censée contenir une description complète (annotations claires, précises et utiles) des marchandises .Un néophyte doit pouvoir comprendre le contenu d’un CO. La CCIBW doit pouvoir faire le lien entre les marchandises énumérées sur le certificat et les pièces justificatives présentées. Il est donc impératif de placer un terme générique avant la désignation de la marchandise lorsque celle-ci ne représente que des chiffres ou des termes trop spécifiques (EX : produits chimiques, additifs, arômes naturels, films photographiques, ...)
Les références à des « invoices », à des « lettres of crédit » à des numéros de commande, incoterms etc, doivent figurer en case 5. Lorsque la description est trop longue, on peut la poursuivre au moyen d’une annexe dont référence doit être faite en case n°5
Des mentions négatives, relatives à la nationalité du bateau (black list) ou des mentions comme : ce produit ne nuit pas à la santé, ce produit est 100% belge etc , ne peuvent en aucun cas figurer sur le CO
Lorsque des « shipping marks » sont reprises en case 6, elles doivent figurer en dessous de la description des produits faisant l’objet de l’envoi et être chapeautées de la mention « shipping marks ». Chaque article repris sur la demande et sur le certificat doit être précédé d’un numéro d’ordre ;
Colis : nombre et nature, marques et numéros identifiant la marchandise reprise sur les pièces justificatives ;
Case 7 : Quantité
Les poids ou quantité doivent être indiqués sur le certificat et correspondre aux mentions reprises sur la facture de vente. Si les poids ne figurent pas sur la facture, il faut absolument joindre une « packing list » au dossier. Mentionner la masse brute, nette, nombre ou volume.
Case 8 :
De l’original et des duplicata : ne rien inscrire
De la copie rose = mentionner lieu, date, nom du fondé de pouvoir en caractères d’imprimerie et signature.
Verso du document rose :
Case : Espace réservé aux indications supplémentaires nationales
- Le tarif douanier (Système harmonisé) : doit être complet en 8 chiffres, s’il manque de la place, indiquer un astérisque et poursuivre dans la case « renseignements complémentaires ».
- Pays de destination : il s’agit de la destination finale de la marchandise.
- Valeur : valeur de la marchandise vendue (cfr facture vente) en EURO / USD, convertie si autre devise sur la facture.
Case : « A remplir par le fabricant exportateur »
La déclaration de propre fabrication est indispensable et doit se libeller comme suit :
“Nous certifions que la marchandise faisant l’objet de la présente demande a été fabriquée dans nos usines de (nom de la ville) en Belgique conformément aux règles d’origine non préférentielles en vigueur”
- Documents présentés : indiquer le numéro et la date de votre facture de vente et cachet de la société à gauche
- Date et signature manuscrite, nom du signataire en caractère d’imprimerie. (Il est évident que ce sera toujours la même personne qui signera la case 8 et la case fabricant exportateur ou négociant du document rose).
Pour les sociétés MULTINATIONALES, fabricant dans divers pays, la déclaration de propre fabrication est la suivante :
“Nous certifions que les marchandises reprises dans la présente demande ont été fabriquées dans nos usines de (nom de la firme + adresse complète + pays) et est d’origine ...”
Il faut toujours annexer au dossier une facture de vente ainsi qu’une facture d’achat de la marchandise à la filiale ou maison mère qui y joindra une déclaration de propre fabrication avec lieu, date et signature en original. Cette déclaration sera valable 1 an.
Case négociant ou expéditeur :
Cas où le demandeur ne fabrique pas lui-même la marchandise :
- Pièces justificatives présentées : il est obligatoire d’indiquer n° et date de facture(s) vente(s), n° et date de facture(s) achat(s) avec coordonnées complètes du fabricant, n° du CO ou déclaration de propre fabrication.
Il faut annexer au dossier copie(s) de(s) la facture(s) vente(s), copie(s) de(s) la facture(s) d’achat(s) au fournisseur sur laquelle celui-ci aura indiqué sa mention de propre fabrication ("Nous certifions que la marchandise a été fabriquée dans notre usine de (ville + pays” fabricant belge ou ressortissant de la CE) et pour les fabricants non ressortissants de la CE, un certificat d’origine est nécessaire.
Si le fournisseur n’est pas lui-même le fabricant de ladite marchandise, il faut impérativement lui demander un CO légalisé par sa Chambre de Commerce locale.
Pour les documents qui accompagnent un CO et qui nécessitent une légalisation (factures, contrats, packing list, etc.), il faut toujours prévoir une copie pour la CCIBW.
En ce qui concerne les documents spéciaux (ex certificats sanitaires) qui exigent l’intervention d’une administration spécifique et/ou d’un expert agréé, la CCIBW peut uniquement légaliser si et seulement si l’administration compétente ou l’expert agréé a préalablement légalisé le document
Pièces justificatives :
Parmi les documents pouvant servir de pièces justificatives pour la délivrance de preuves d’origine, on retrouve :
- Un certificat de circulation EUR1, FORM A, EUR2,
- Un INF 4
- L’avis d’un expert indépendant, le marquage d’origine sur la marchandise.
Les documents suivants ne peuvent être acceptés comme justificatifs :
- Une licence d’exportation,
- Un crédit documentaire,
- Une liste récapitulative,
- Un avis d’importation IM 4,
- L’avis d’un expert non indépendant,
- Un certificat ATR.
ANNEXE
EXEMPLE DE DECLARATION DE PROPRE FABRICATION
(A RÉDIGER SUR LE PAPIER A EN-TÊTE DE LA SOCIÉTÉ PRODUCTRICE)
Déclaration d’origine de marchandises ayant le caractère non préférentiel
Nous certifions par la présente que les produits suivants :
- liste détaillée des marchandises
sont fabriqués dans notre usine de (adresse complète de l’usine) et sont d’origine belge (en fonction du lieu de production) conformément au règles d’origine non préférentielles en vigueur.
Nom et signature d’un administrateur/gérant/directeur
Date (valable 1 an)
Cachet de la société
N’hésitez pas à contacter à France Bonaventure ( e-mail : ) ou Luc Nicaise ( e-mail : ) au n° de téléphone 067/89.33.33.
